E-Mail-Kommunikation

Für die meisten Webdesigner (wie auch für viele andere Menschen) ist es eine Herausforderung, die großen Mengen an E-Mails zu bewältigen, die sich im Laufe eines Arbeitstages ansammeln. Um diesem Kommunikations-Overload zu begegnen und auch in stressigen Zeiten den Überblick zu bewahren, sollten Sie ein paar grundsätzliche Kommunikationsregeln beherzigen sowie gezielt einige Einstellungen in Ihrem E-Mail-Client treffen.

Für die ungestörte Arbeitsweise stellen Sie an Ihrem E-Mail-Programm alle Hinweise auf den Eingang einer neuen E-Mail ab: keine Pop-ups oder Töne bei neu eintreffenden E-Mails. Ebenso erhöhen Sie das Intervall, in dem Ihr E-Mail-Client automatisch Nachrichten vom Server abholt. Da sich bei den meisten Clients ein automatisches Abholen nur zwei Mal am Tag nicht einstellen lässt, ist hier ein Wert von einer Stunde praktikabel und der beste Kompromiss. Wenn Sie nach einer Stunde sehen, dass sich eine E-Mail eingeschlichen hat, haben Sie zumindest schon eine Stunde durchgehend ohne E-Mail-Störer gearbeitet.

Getting E-Mails Done

Die »Getting Things Done«-Methode von David Allen, mit den Arbeitsschritten erfassen, durcharbeiten, organisieren, durchsehen, durchführen, haben Sie in Kapitel 2, Aufgaben- und Terminverwaltung, bereits kennengelernt. Eben diese Methode können Sie relativ einfach auf Ihre E-Mail-Kommunikation übertragen: Der erste Schritt, das Erfassen, läuft automatisch ab, denn Ihr E-Mail-Client erfasst automatisch die eingehenden E-Mails und sammelt sie im Posteingangsordner. Beim anschließenden Durcharbeiten gehen Sie die E-Mails nacheinander durch, indem Sie diese lesen, sich fragen, worum es sich handelt und ob etwas mit dieser E-Mail zu tun ist. Wenn nicht, dann ist sie ein Fall für den Papierkorb oder das Archiv. Letzteres ist ein weiterer Ordner, in den Sie die E-Mail verschieben, wenn Sie sie später noch brauchen. Jetzt organisieren Sie die E-Mails bereits, denn Sie verteilen sie auf verschiedene E-Mail-Postfachordner, die alle eine spezielle Bedeutung haben:

• Archiv
  Im Ordner Archiv sammeln Sie neben den E-Mails, die Sie irgendwann wieder benötigen, auch alle erledigten, sprich beantworteten E-Mails.
• Bearbeiten
  In dem E-Mail-Verzeichnis Bearbeiten werden alle E-Mails gesammelt, die Sie entweder noch beantworten müssen oder aus denen sich für Sie eine andere Aktion der Bearbeitung ergibt, wie zum Beispiel eine neue Aufgabe. Sie können auch mit zwei Ordnern arbeiten (Beantworten und Bearbeiten), wenn Sie genauer differenzieren möchten. Ich empfehle Ihnen aber, nur einen Bearbeiten-Ordner anzulegen und dort alle E-Mails zu sammeln, die Sie - auf welche Art auch immer - bearbeiten müssen. Dieser Ansatz hat den Vorteil, dass Sie nur einen Ordner durchsehen müssen, wenn Sie sich an die Bearbeitung Ihrer E-Mails machen, und nicht zwei. Ebenso denkbar ist, dass Sie sich für die E-Mails, die Sie außerhalb des E-Mail-Programms bearbeiten, eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste anlegen und die E-Mail ins Archiv verschieben. Dieses Vorgehen wird allerdings dann umständlich, wenn der E-Mail-Text zu lang ist für die Aufgabenliste und Sie die E-Mail erneut heraussuchen und lesen müssen, um die Aufgabe zu bearbeiten.
• Warten auf
  In diesem Ordner bewahren Sie all die E-Mails auf, auf die Sie nicht reagieren müssen, die aber eine Aktion eines anderen bedingen, auf die Sie wiederum angewiesen sind. Ein klassisches Beispiel sind die Versandbestätigungen von Onlineshops. Sie verschieben die E-Mail in den Ordner Warten auf, und sollte die Sendung nicht im angegebenen Zeitraum zugestellt werden, können Sie reagieren, indem Sie den Versandhandel anrufen.

Die folgende Abbildung veranschaulicht, wie eine effiziente E-Mail-Verwaltung aussehen kann:

Wenn Sie die Organisation, sprich die Verteilung der E-Mails aus dem Posteingangsordner in die anderen Verzeichnisse, hinter sich haben, sollte Ihr Posteingangsordner leer sein. Und das ist doch schon ein sehr aufgeräumtes Gefühl.

Stellen Sie dem Ordnernamen wie zum Beispiel Bearbeiten das @-Zeichen voran, damit die Ordner durch die alphabetische Sortierung der Postfächer in der Liste des E-Mail-Kontos ganz oben stehen.

Wie sieht das aber am Anfang aus? Nehmen wir einmal an, in Ihrem Eingangsordner befinden sich 2.500 E-Mails. Davon sind 150 nicht gelesen. Damit Sie zu Beginn nicht 2.500 E-Mails durcharbeiten müssen, gibt es für diesen Fall eine Abkürzung: Sie verschieben alle E-Mails bis auf die der letzten beiden Tage in das Archiv. E-Mails, die Sie in den letzten beiden Tagen nicht beantwortet haben, können nicht so dringend sein. Außerdem wird sich der Versender wieder melden, sollten Sie auf seine E-Mail nicht reagieren. Die E-Mails der letzten beiden Tage können Sie dann ganz normal durcharbeiten und organisieren. Eine derartige Radikalkur ist leider am Anfang oft notwendig, sie tut aber auch gut. Das Durchsehen des Posteingangs sollte relativ schnell gehen, da es ja noch keine Reaktion von Ihrer Seite verlangt.

Haben Sie dann etwas Zeit, um zum Beispiel E-Mails zu beantworten (und nicht immer, wenn die E-Mail gerade angekommen ist), sehen Sie den Ordner Bearbeiten durch und entscheiden nach den Auswahlverfahren »Aufgaben filtern« und »Prioritäten setzen« aus Kapitel 2, Aufgaben- und Terminverwaltung, welche E-Mail Sie nun beantworten. Durch dieses Verfahren entkoppeln Sie also den E-Mail-Eingang von der unmittelbaren Bearbeitung und behalten den Überblick über die anstehenden Aufgaben in Zusammenhang mit Ihrem E-Mail-Aufkommen.

IMAP oder POP

Bei Ihrem E-Mail-Client können Sie die Ordner wie oben beschrieben für Ihr E-Mail- Konto einrichten. Je nachdem, um welchen Typ es sich bei dem Konto handelt, IMAP (Internet Message Access Protocol) oder POP (Post Office Protocol), wird entweder ein zusätzlicher Ordner bei dem E-Mail-Konto auf dem Server oder in Ihrem lokalen Client eingerichtet. Mit welchem der beiden Protokolle Ihr E-Mail-Konto auf dem Server abgefragt wird, können Sie meist durch die Angabe des jeweils passenden Servers einstellen.

Warum ist diese Einstellung für Sie so wichtig? Gehen wir einmal von folgender Situation aus: Sie arbeiten mit Ihrem Desktop-Rechner im Büro, haben aber auch einen Laptop für die Präsentationen beim Kunden und fragen zusätzlich Ihre E-Mails vom Computer zu Hause ab. Sie greifen dabei immer auf dasselbe E-Mail-Konto zu. Wenn Sie dabei den POP-Server benutzen beziehungsweise das Konto als POP-Konto eingerichtet ist, holen Sie mit dem einen Computer die E-Mails ab, müssen aber beim Client angeben, dass die E-Mails nicht vom Server gelöscht werden - zumindest so lange nicht, bis Sie mit dem Laptop zum Beispiel ebenfalls die E-Mails abgerufen haben. Dort werden aber die E-Mails, die Sie auf dem Desktop schon durchgesehen haben, wieder als nicht gelesen angezeigt, und Sie müssten diese erneut durcharbeiten. Sollten Sie die E-Mails schon auf dem Desktop organisiert und in die jeweiligen Ordner verteilt haben, kann es Ihnen je nach Einstellung im Client auch passieren, dass die E-Mails auf dem Server gelöscht werden, und Sie können diese mit dem zweiten Rechner nicht mehr abrufen.

Fazit: Bei Verwendung mehrerer Computer und deren Zugriff auf ein POP-E-Mail-Konto haben Sie die doppelte Arbeit und schlimmstenfalls inkonsistente Daten. Verwenden Sie hingegen ein IMAP-E-Mail-Konto oder rufen Ihr Konto mit dem IMAPProtokoll ab, kann Ihnen das nicht passieren. Die Ordner für die Organisation Ihrer E-Mails können Sie auch auf dem Server einrichten, sodass die E-Mails auf allen Rechnern, die Sie nutzen, sortiert und mit der entsprechenden Statusanzeige versehen (gelesen bzw. nicht gelesen) angezeigt werden. Sogar die E-Mails, die Sie geschrieben haben, werden mit Ihren verschiedenen Rechnern synchronisiert. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie per Webmail auf Ihren E-Mail-Account zugreifen. Einziger Nachteil des IMAP-Kontos ist es, dass es mehr Speicherplatz auf dem Server benötigt. Allerdings bekommen Sie sogar bei kostenlosen E-Mail-Accounts teilweise schon mehr als 1 GByte E-Mail-Speicher, und das sollte fürs Erste ausreichen.

Wird der Speicherplatz eines Tages doch einmal knapp, können Sie ältere E-Mails, auf die Sie nur noch selten zugreifen müssen, auch lokal auf einem Computer speichern. Löschen sollten Sie die E-Mails im Archiv vorerst nicht: Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche Korrespondenz, zu der auch Ihre E-Mails zählen, mindestens sieben Jahre aufzubewahren. Sprechen Sie diesbezüglich am besten mit Ihrem Steuerberater, falls es dort unterschiedliche Regelungen geben sollte. Arbeiten Sie in einer Firma oder einem Netzwerk, in dem die E-Mail-Verwaltung über einen Exchange-Server läuft, können Sie ebenso wie bei der IMAP-Lösung Ihre Ordner einrichten. Diese sollten dann auch über mehrere Computer mit Ihrem Exchange-Konto synchronisiert werden.

Tagging

Anstelle der Verwendung von Postfächern und Ordnern zur Verwaltung von E-Mail- Konten gibt es noch eine Alternative: Sie können die einzelnen E-Mails mit Tags versehen, denen jeweils eine andere Bedeutung zukommt. Die Tags können Sie genau so nennen wie die Ordner: Archiv, Beantworten und Warten auf. Das Zuweisen der Tags zu den E-Mails ist je nach Client unterschiedlich geregelt.

• Mail für Mac OS X
  Hier benötigen Sie das kostenpflichtige Plug-in Mail Tags (www.indev.ca/MailTags. html), das aber ganz komfortabel ist und noch einige zusätzliche Funktionen bietet. Mit einem weiteren Plug-in Mail Act On vom gleichen Anbieter ist es möglich, den E-Mails die Tags per Tastaturkürzel zuzuweisen. Dadurch können Sie sehr schnell Ihren Posteingang durcharbeiten. Die Steuerung per Tastaturkürzel habe ich sonst bei keiner anderen Ordnungsmethode finden können. Besonderheit von Mail Tags ist auch, dass die Tags sogar auf den IMAP-Server geschrieben werden und somit mit den anderen Computern, die darauf zugreifen, synchronisiert werden.
• Thunderbird
  Thunderbird hat eine eingebaute Funktion, um den E-Mails sogenannte Schlagwörter zuzuweisen. Das können Sie entweder über das Menü, das Kontextmenü oder über das zusätzlich installierbare Add-on Tag Toolbar (https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/ addon/4970) vornehmen. Wenn Sie die Symbolleiste durch das Ansicht-Pulldown- Menü ergänzen, können Sie sich eigene Ansichten definieren, über die Sie zum Beispiel sehr schnell alle zu beantwortenden E-Mails einblenden lassen können. Leider ist es zurzeit noch nicht möglich, die Schlagwörter, die auch in die Header der E-Mails geschrieben werden, wieder auf dem IMAP-Server zu speichern, sodass sie von einem anderen Computer auch gelesen werden können. Vielleicht ist diese Funktion aber schon bald in einer neuen Version von Thunderbird integriert. Die Open Source-Community ist ja um einiges schneller, wenn es darum geht, neue Funktionen zu integrieren.
• Outlook
  Auch mit dem meistgenutzten E-Mail-Programm ist es möglich, die Nachrichten mit eigenen Schlagwörtern zu kennzeichnen; hier heißen sie nur Kategorien. Mit sogenannten Suchordnern mit benutzerdefinierten Kriterien können Sie sich alle E-Mails anzeigen lassen, die einer Kategorie angehören. Die klassische Methode in Outlook, eine E-Mail für eine spätere Bearbeitung hervorzuheben, ist, sie zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Dies geschieht über das Kontextmenü oder über entsprechend der Dringlichkeit (ab Outlook 2007 ausschließlich rot) gefärbte Fähnchen. Mittels intelligenter Ordner lassen sich dann alle gekennzeichneten E-Mails anzeigen. Leider kann man den Kennzeichnungen keine selbst definierten Namen wie zum Beispiel Beantworten oder Warten auf zuordnen. Weder die Kategorien noch die Kennzeichnung zur Nachverfolgung werden wieder zurück auf den IMAP-Server geschrieben. Dies kann sich natürlich bei zukünftigen Programmversionen ändern.

  In Outlook können Sie noch eine Menge mehr an vermeintlichen Helfern für die E-Mail-Organisation einsetzen. Leider sind viele Funktionen überladen, in den meisten Fällen hinderlich und hemmen Ihre Produktivität. Ich möchte hier nur ein paar wenige herausgreifen und diskutieren: Sie können eine E-Mail mit einer Erinnerung zur Beantwortung versehen. Dazu müssen Sie einen Zeitpunkt eingeben, an dem Sie daran erinnert werden wollen. Können Sie zu dem Zeitpunkt, an dem Sie diese Einstellung vornehmen, schon absehen, dass Sie zu dem Zeitpunkt der Erinnerung auch tatsächlich Zeit dafür haben, diese E-Mail zu beantworten? Gut, nehmen wir einmal an, das ist so. Um Ihr Gedächtnis zu entlasten, müssten Sie diesen Termin dann aber auch in Ihren Terminkalender eingeben. Egal ob Sie das tatsächlich tun oder nicht, die Zeit ist erst einmal (wahrscheinlich nur in Ihrem Kopf) verplant und nicht mehr frei für wichtigere Dinge. Wenn Sie aber dann nicht einmal Zeit haben, wenn die Meldung Sie daran erinnert, die E-Mail zu bearbeiten, werden Sie in Ihrer Arbeit unterbrochen. Schlimmstenfalls werden Sie die Erinnerung reaktivieren und in einer Stunde wieder erinnert: schon wieder eine Ablenkung. Fazit: Gehen Sie sparsam mit Erinnerungen um.

Es gibt eine Einsatzmöglichkeit für Erinnerungen, die wirklich sinnvoll ist: Sie lassen sich eine gewisse Zeit vor einem festen Termin an diesen erinnern, um sich vorzubereiten beziehungsweise dorthin zu gelangen.

Sie können aus einer E-Mail auch eine Aufgabe machen. Damit befindet sich die E-Mail zwei Mal in einer Liste, die durchzusehen ist: in Ihrer Aufgabenliste und im E-Mail-Programm bei den zu beantwortenden E-Mails. In Brüssel versucht man gerade, Bürokratie abzubauen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und machen Sie sich keine unnötige Arbeit. Insgesamt ist das Tagging eine feine Sache, vor allem durch die guten Suchfunktionen innerhalb der E-Mail-Clients und in den Betriebssystemen, aber auch durch intelligente Ordner, die Sie in den E-Mail-Programmen anlegen können. Wermutstropfen ist die oft fehlende Synchronisation via IMAP. Haben Sie einen Webmail-Dienst auf Basis eines IMAP-Servers oder greifen Sie auf Ihre E-Mails ausschließlich via Browser zu, haben Sie dort auch die Möglichkeit, mit Ordnern zu arbeiten, wie ich es bereits angedeutet habe.

Manche Webmail-Dienste bieten aber darüber hinaus zusätzliche Möglichkeiten. So gibt es zum Beispiel für Google Mail ein ganz brauchbares GTD-Mail-Add-on (addons.mozilla.org/de/firefox/addon/3209) für den Firefox-Browser. In Google Mail gibt es standardmäßig eine Tagging-Funktion. Das angesprochene Add-on erweitert diese Funktion um sogenannte Reviews, über die die E-Mails einfach über die vergebenen Tags gefiltert und verarbeitet werden können. Die ganze Verarbeitung ist sehr einfach und schnell zu handhaben, und wenn Sie keine Aversion gegen Google haben, sollten Sie es sich vielleicht einmal ansehen.

Aufgaben per E-Mail verwalten

Durch die ganzen Möglichkeiten, E-Mails nach dem GTD-Prinzip zu verwalten, mögen Sie vielleicht in Versuchung geraten, auch Ihre Aufgaben per E-Mail zu verwalten. Das ist nicht so abwegig und funktioniert mit ein paar zusätzlichen Überlegungen auch ganz gut. In einigen E-Mail-Clients wie zum Beispiel Outlook, Thunderbird und Mail ist es möglich, sogenannte intelligente Ordner anzulegen. Diese Ordner zeigen E-Mails nach selbst definierten Filterregeln an. So können Sie beispielsweise einen intelligenten Ordner mit folgender Regel erstellen: Zeige mir alle E-Mails, die sich im Ordner Bearbeiten befinden und in der Betreffzeile das Wort »@Büro« enthalten. Der erste Teil der Regel bestimmt somit den Status der Aufgabe und der zweite den Kontext. Eine neue Aufgabe kann man nun ganz einfach anlegen, indem man sich selbst eine E-Mail schreibt und in der Betreffzeile den Kontext notiert. Anstatt den Kontext in die Betreffzeile zu integrieren, könnte man auch das Tagging verwenden. Letzteres lässt sich aber nur bei Mail mit anderen Computern per IMAP synchronisieren. Nachteilig ist, dass Sie die Regeln auf jedem Rechner identisch einrichten müssen und bei Webmail nicht zur Verfügung haben.

Auf dem Mac können Mail-Regeln per iSync und MobileMe zwischen verschiedenen Computern synchronisiert werden. Dieses Verfahren ist aber nur etwas für Benutzer, die ein gut strukturiertes E-Mail-Konto besitzen und dieses sinnvoll organisieren. Reißt dort einmal der Schlendrian ein, macht es auch keinen Spaß mehr, seine Aufgaben damit zu verwalten. Dann sind gleich zwei Systeme im Argen: die E-Mail-Verwaltung und die Aufgabenverwaltung. Überlegen Sie es sich daher zweimal, ob Sie dieses Risiko eingehen wollen.

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